Bedrijfsvoering

Algemeen
De ambitie dat de overheid slagvaardiger, effectiever en transparanter moet worden om de grote vraagstukken voor Flevoland te kunnen aanpakken is een belangrijk vertrekpunt van de nieuwe coalitie. De complexiteit van de opgaven en de sterke onderlinge samenhang daartussen vraagt een andere manier van werken. Opgavegericht, waarbij de opgaven het uitgangspunt vormen en niet de sectorale beleidsvelden. Die omschakeling vraagt forse aanpassingen over de volle breedte van de bedrijfsvoering. Een herijking van en voortdurende investering in de structuur, de cultuur, de mensen, de systemen en processen van de organisatie. Het bevestigt de koers die de afgelopen jaren al was ingezet. Vanuit het besef dat, om relevant te blijven, de organisatie zich meer met de samenleving en haar inwoners moet verbinden en zich continu moet aanpassen door te leren van nieuwe kennis en ervaringen en nieuwe kansen te benutten. Opgavegericht werken is immers geen doel op zichzelf, maar een middel om maximaal van betekenis te kunnen zijn in een snel veranderende omgeving. Aan die aanpassingen is in 2023 hard gewerkt. Gericht op de pijlers van het Coalitieakkoord 2023-2027: participatie, innovatie, resultaatgericht en ruimte voor wat kan. Dat heeft al goede resultaten opgeleverd, al zijn er meerdere jaren nodig om de gewenste omslag volledig te kunnen maken.

Beleidskader participatie
Provinciale Staten (PS) hebben op 13 december 2023 het ontwerp-Participatiebeleid Provincie Flevoland vastgesteld. Dit bevat onder meer een eenduidig stappenplan voor het betrekken van Flevolanders bij initiatieven van de provincie, zodat helder is hoe de provincie van, voor en met de Flevolanders samenwerkt bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid. In vervolg hierop wordt in 2024 een ‘gereedschapskist’ met instrumenten voor participatie ontwikkeld en zal op basis van het participatiebeleid, opgedane ervaringen en rijksbeleid een participatieverordening worden opgesteld. Daarmee is een theoretische basis gelegd die PS, GS en organisatie samen in praktijk moeten brengen.

Opgavegericht werken
Opgavegericht werken stelt andere eisen aan het functioneren van de provincie als geheel. Het vraagt een andere werkwijze, een sturingsfilosofie in de geest van de Omgevingswet. Deze raakt zowel de rol van alle bestuursorganen (Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten, commissaris van de Koning), als van de ambtelijke organisatie. En het vraagt vooral een goed en evenwichtig samenspel tussen kaderstelling en uitvoering. Vanuit het wederzijdse begrip dat beide belangrijk zijn; co-creatie is alleen mogelijk als er voldoende ruimte wordt gelaten in de uitvoering, maar kaderstelling en controle zijn nodig voor de democratische legitimering.
Om dit voor de provinciale organisatie te bereiken is het veranderingstraject ‘opgavegericht werken’ gestart. Hierin wordt aandacht besteed aan onder meer de sturende rol van de directie, een andere invulling van de managementrol en aan ambtelijk vakmanschap. Het is een meerjarig traject dat uiteindelijk het strategisch vermogen moet versterken, de professionaliteit verder moet verhogen en de kwetsbaarheid op sleutelfuncties verminderen. Een onderdeel daarvan is de aanpassing van de (top)structuur die in 2023 is doorgevoerd. Deze hield in dat de bestaande structuur van sectorale afdelingen is vervangen door een indeling in kleinere expertiseteams.

Participatie en transparantie
Om de grote transities opgave gericht te realiseren zijn ingrijpende maatregelen nodig. Deze kunnen niet zonder steun van burgers en maatschappelijke partijen worden gerealiseerd. Om vroegtijdig alle verschillende belangen in beeld te hebben, moeten alle mensen en organisaties die zich sterk maken voor die belangen vanaf het begin aan tafel zitten. Goede participatie vraagt transparantie over de wijze waarop de participatie wordt georganiseerd. Maar ook welke rol deze heeft in het proces en wat de aard van de betrokkenheid is bij de besluitvorming en hoe de afweging van belangen zal plaatsvinden. Door een datagedreven aanpak kan een gezamenlijke informatiepositie worden gerealiseerd. Hierdoor ontstaat een basis voor meer en breder draagvlak, een betere sturing en versnelling van de realisatie van samenhangende ruimtelijke plannen.

Integriteit
Op het gebied van bestuurlijke integriteit heeft screeningsonderzoek van kandidaat-gedeputeerden plaatsgevonden. In de organisatie is brede aandacht besteed aan integriteitsbeleid:
Door middel van een enquête is onderzocht hoe medewerkers aankijken tegen integriteit. Daaruit is onder meer gebleken dat medewerkers over het algemeen goed bekend zijn met regelingen op het gebied van ambtelijke integriteit. In vervolg op de uitkomsten van de enquête zullen rondetafelgesprekken over integriteit worden georganiseerd.
In het kader van het integriteitsbeleid is gewerkt aan het actueel maken van de lijst met kwetsbare functies. Dit betreft functies waarin een verhoogde kans bestaat op integriteitsrisico’s. Toegevoegd aan de mogelijke risico’s is de publieke aandacht voor ambtenaren die werken aan maatschappelijk gevoelige dossiers.
In navolging van de rijksoverheid is de ambtseed uit 2006 aangepast. De nieuwe ambtseed sluit aan bij de invulling van de rol van de overheid en ambtenaren in de samenleving.
Om te voldoen aan de Wet bescherming klokkenluiders zijn de voorbereidingen gestart voor het inrichten van een meldpunt integriteit binnen de provinciale organisatie. Taak van het meldpunt is het afhandelen van, en zo nodig begeleiden van onderzoek naar, meldingen van vermoedens van misstanden.
In het verslagjaar heeft de provinciesecretaris één melding van een vermoeden van een misstand ontvangen en afgehandeld.

Opgave digitalisering
Een overheid die slagvaardiger, effectiever en transparanter wil zijn kan niet zonder digitalisering. Met behulp van digitalisering kunnen we toewerken naar een open en transparante informatiehuishouding en dragen we er zorg voor dat dit efficiënt en veilig kan. Door de veranderende positie van de provincie wil zij een meer betekenisvollere rol op ruimtelijke-economisch terrein innemen. Dit betekent dat we als gebiedsregisseur invulling willen geven aan de grote transities in de fysieke leefomgeving, waaronder woningbouw, infrastructuur, arbeidsmarkt en economie. De inzet van digitale technologie is hierbij essentieel. Als provincie Flevoland staan we aan het begin van de digitale transformatie. Het inzetten van de digitale transitie voor onze opgaven, onze digitale economie en de digitalisering van de provinciale organisatie maakt van de digitale transitie een meervoudige opgave en raakt alle opgaven, beleidsterreinen en onze wettelijke taken en hiermee de hele provinciale organisatie.

Digitalisering is ook van grote invloed op onze provinciale organisatie en onze wettelijke taken. Om onze rol als middenbestuur waar te maken zullen we niet enkel gebruik moeten maken van digitale middelen maar zullen we ook steeds meer een digitale organisatie worden en van een documentgedreven organisatie een datagedreven organisatie worden. We zullen de volledige potentie van digitale technologie moeten gaan benutten.

Regionale samenwerking
Grote maatschappelijke vraagstukken beperken zich niet tot het grondgebied van een gemeente, een provincie of een regio. De provincie zal over haar grenzen heen moeten kijken om het bouwen van een samenleving in ons eigen gebied mogelijk te maken. Dit kan betekenen dat het voor Flevoland of een Flevolandse gemeente goed kan zijn dat er geïnvesteerd wordt buiten de eigen grenzen. Samenwerken betekent dan ook een deel van zeggenschap loslaten. Dit is de kunst van samenwerken en dat vergt oefening, geduld, begrip, luisteren naar elkaar.

De samenwerking krijgt vorm
In 'Samen Maken We Flevoland' hebben alle Flevolandse overheden de handen ineen geslagen om de ontwikkeling van Flevoland mogelijk te maken (Flevoland verenigt u!). Dit heeft in 2023 geleid tot een samenwerking met het Rijk. Het is van groot belang dat Flevoland met één boodschap en stem spreekt. Om die reden wordt steeds beter samengewerkt op tal van terreinen, bijvoorbeeld op die van strategische betrekkingen en de gezamenlijke lobby.
Samen met een aantal departementen hebben de Flevolandse overheden inhoudelijke afspraken gemaakt en een governance over deze samenwerking ingericht. De diverse overleggen worden de komende tijd structureel ingericht en ondersteund. Dit vraagt van de acht organisaties en van de departementen een open houding naar elkaar. Provincie Flevoland en alle regionale partners hebben daarvoor het Kernteam Regio Flevoland in het leven geroepen. Penvoerder van dit team is de secretaris-directeur van het waterschap Zuiderzeeland. Dit Kernteam ondersteunt, coördineert en faciliteert de regionale samenwerking en houdt de strategische belangen van Flevoland in de gaten. Net als de andere overheden heeft de provincie actieve inbreng in het Kernteam Regio Flevoland. Maar ook de organisatie wordt in brede zin ingezet voor de regionale aanpak van de grote maatschappelijke opgaven.

De samenwerking heeft inhoud
Voor de realisatie van deze 'Strategische Agenda Flevoland' moet onze organisatie de uitvoering ter hand nemen samen met de zeven andere overheden en de inzet van de departementen. Deze agenda wordt voortdurend geactualiseerd (rollende Uitvoeringsagenda). Vooralsnog bestaat deze inzet in de vorm van formatie en budget van beleidsteams, opgaveteams, ondersteuning en directie. De Bestuurlijke Contactgroep (BCG) Samen Maken We Flevoland richt zich op de interne en externe afstemming en bewaking van de voortgang op de realisatie van de SAF, de betrokkenheid van partners en de volksvertegenwoordiging. In 2023 hebben de gemeenten hun burgemeester afgevaardigd naar de BCG; voorzitter is de burgemeester van Almere geworden.

Regisseur fysieke ruimte en transparante besluitvorming
Volgens het regeerakkoord 2021-2025 is de provincies de regisseur van de fysieke ruimte. Een belangrijke en coördinerende rol in het gebiedsgericht werken. Deze positie brengt een grote verantwoordelijkheid met zich mee en de vraag is hoe de provincie deze verantwoordelijkheid oppakt om de grote opgaven in de fysieke leefomgeving ter hand te nemen. Tegelijkertijd is het een goede gelegenheid om de transitieopgaven te integreren in gebiedsplannen. Landelijke doelstellingen kunnen zo verbonden worden met lokale opgaven, waarin samenhangende oplossingen voor de verschillende opgaven gevonden kunnen worden en waarbij weloverwogen gezamenlijke keuzes gemaakt kunnen worden met alle betrokkenen.

Op deze wijze is het afgelopen jaar gewerkt aan de formulering van het 'Ruimtelijk voorstel' dat Gedeputeerde Staten (GS) op verzoek van de minister van BZK samen met de overige overheden heeft voorbereid en heeft aangeboden aan het kabinet. Zo is ook samen met partners, betrokken instellingen en bedrijven gewerkt aan de opstelling van het 'Flevolands Programma Landelijk Gebied'. Ook op het gebied van de energietransitie en de woningbouwopgave en de daar aan verbonden digitalisering is gewerkt aan de realisatie van de doelstellingen van de Green Deal, de verduurzaming van energie(opslag), de Woondeals, de Regiodeals en de ontwikkeling van “slimme dorpen” voor innovatieve oplossingen in het landelijk gebied, slimme mobiliteitsoplossingen en de toepassing van digitalisering in de woningbouwopgave.

Inhoudelijk uitwerking
De besluitvorming over de 'Strategische Agenda Flevoland' en het 'Ruimtelijk voorstel' dat GS heeft opgesteld op verzoek van het Kabinet hebben veel aandacht gevraagd.
Het afgelopen jaar is bovendien een proces gestart om een Regionale Investeringsagenda op te stellen. Deze is te beschouwen als uitwerking van de Uitvoeringsagenda van de SAF en brengt in beeld welke investeringen nodig zijn om het bouwen van die beoogde samenleving in Flevoland mogelijk te maken. Regionale financiering van dergelijke grote opgaven en ontwikkelingen zullen de komende tijd zorgvuldig moeten worden bepaald. Dit proces wordt de komende tijd regionaal en met het Rijk verder verfijnd.

Verbouwing provinciehuis
In de Programmabegroting 2023 hebben Provinciale Staten (PS) een investeringskrediet van € 3 mln. voor het 'Huis van de democratie' beschikbaar gesteld. Daarbij is aangegeven dat aspecten van bestuurlijke vernieuwing en een transparante overheid de herinrichting moeten worden betrokken. Begin 2023 hebben PS de inrichtingsprincipes en thema’s voor de verbouwing vastgesteld. Deze principes zijn: hospitality, ruimte, openbaarheid van bestuur en circulaire & energie neutrale provincie. In 2024 worden op basis van deze principes de ontwerpen voor de verbouwing inclusief kostenramingen verwacht. Na goedkeuring wordt de aanbesteding gestart waarna eind 2024 naar verwachting kan worden begonnen met de daadwerkelijke verbouwing.