Bedrijfsvoering

HRM

Regisseur fysieke ruimte, ruimtelijk voorstel en transparante besluitvorming
Volgens het landelijke regeerakkoord 2021-2025 is de provincies de regisseur van de fysieke ruimte. Een belangrijke en coördinerende rol in het gebiedsgericht werken. Deze positie brengt een grote verantwoordelijkheid met zich mee en de vraag is hoe de provincie deze verantwoordelijkheid oppakt om de grote opgaven in de fysieke leefomgeving ter hand te nemen. Tegelijkertijd is het een goede gelegenheid om de transitieopgaven te integreren in gebiedsplannen. Landelijke doelstellingen kunnen zo verbonden worden met lokale opgaven, waarin samenhangende oplossingen voor de verschillende opgaven gevonden kunnen worden en waarbij weloverwogen gezamenlijke keuzes gemaakt kunnen worden met alle betrokkenen. Op deze wijze is het afgelopen jaar gewerkt aan de formulering van het 'Ruimtelijk voorstel' dat GS op verzoek van de minister van BZK samen met de overige overheden heeft voorbereid en heeft aangeboden aan het kabinet. Zo is ook samen met partners, betrokken instellingen en bedrijven gewerkt aan de opstelling van het 'Flevolands Programma Landelijk Gebied'.

Ook op het gebied van de energietransitie en de woningbouwopgave en de daar aan verbonden digitalisering is gewerkt aan de realisatie van de doelstellingen van de Green Deal, de verduurzaming van energie(opslag), de Woondeals, de Regiodeals en de ontwikkeling van “slimme dorpen” voor innovatieve oplossingen in het landelijk gebied, slimme mobiliteitsoplossingen en de toepassing van digitalisering in de woningbouwopgave. Als we de beschikking hebben over de juiste data om knelpunten in de leefomgeving te doorgronden en technologie inzetten om koppelkansen te identificeren kan de digitalisering niet alleen een enorme bijdrage leveren aan het effectief en efficiënt samenwerken aan oplossingen met medeoverheden, kennisinstellingen en private partijen maar wordt het een sleutel voor de opgaven in het ruimtelijk domein.

Digitaal Stelsel Omgevingswet
Per 1 januari 2024 is de Omgevingswet in werking getreden. Het jaar 2023 is gebruikt om het Digitaal Stelstel Omgevingswet te bouwen en in te richten. Landelijk is er veel aandacht geweest voor de onzekerheden die dit met zich mee bracht. Uiteindelijk is geconstateerd dat de werking van het stelsel voldoende was om de wet in werking te doen treden. De technische voorbereidingen op de Omgevingswet zijn afgerond, alle omgevingsdocumenten (Omgevingsverordening, Omgevingsvisie en programma’s) zijn in het digitale Omgevingsloket geplaatst. Het Omgevingsloket is inmiddels zo ingericht dat initiatiefnemers hun aanvragen kunnen indienen.

Uitvoering Omgevingswet
Voor een goede samenwerking binnen de provincie wordt ambtelijk en bestuurlijk afgestemd met Flevolandse ketenpartijen. Dit gebeurt in het (ambtelijk) 'Platform Omgevingswet Flevoland' en de 'Bestuurderstafel Omgevingswet Flevoland'. In het platform is veel aandacht geweest voor kennisuitwisseling en afstemming (onder andere op het gebied van vergunningenproces en participatie) en met elkaar te oefenen (ketentesten met de samenwerkingsfunctionaliteit). In het platform hebben we onder ander aandacht besteed met de ketenpartners aan de verschillende stappen in het vergunningenproces om voor te bereiden op de korte proceduretijd. Ook na inwerkingtreding is samenwerking nodig om als één overheid binnen Flevoland aanvragen te kunnen behandelen en de kwaliteit van het Flevolandse leefklimaat te beschermen.

Digitaliseringsstrategie
In 2023 zijn de contouren voor een nieuwe Digitaliseringsstrategie geschetst. Langs 3 pijlers, Digitale Economie, Weerbaar Digitaal Fundament en Datagedreven gebiedsgericht werken wordt deze strategie tot stand gebracht:
De digitale economie als onderdeel van het nieuw economisch beleid;
De digitalisering van de provinciale organisatie en dienstverlening;
De digitalisering voor het ‘leggen van de ruimtelijke puzzel’ door middel van een datagedreven gebiedsgericht aanpak.

Hiermee wordt een kader en een kompas geboden om de digitale transformatie in te zetten. Voor de tweede pijler Weerbaar Digitaal Fundament geldt dat dit geen nieuwe koers is maar een logisch vervolg op de eerdere Informatiestrategie met als toevoeging dat de bijbehorende resultaatgebieden zullen bijdragen aan de netwerksamenleving en de open en transparante organisatie die we willen zijn. De uitvoering zal in 2024 worden beschreven in een werkplan om gedragen, weloverwogen keuzes te kunnen maken en prioriteiten te stellen.

Weerbaar Digitaal Fundament
Op basis van de aanbesteding van ‘Veilige connectiviteit en toegang’ hebben we de eerste wijzigingen aan de digitale infrastructuur succesvol doorgevoerd. Deze transitie loopt nog door in 2024. Hierdoor is wederom een stap gezet in de uitvoering van de Cloud strategie (Informatiestrategie 2019-2024) van de provincie: ICT draait zo veel mogelijk buiten het provinciehuis en wordt als dienst afgenomen van leveranciers. Dit geldt voor zowel de infrastructuur (hardware) als de informatiesystemen (software). Op deze wijze kan de IV-organisatie veranderen naar een flexibele en wendbare regie-organisatie. Deze strategie is gekozen om te kunnen blijven voldoen aan een hoge beschikbaarheid van de informatiesystemen, om te anticiperen op de snelle ontwikkelingen op ICT-gebied met de daarbij gepaard gaande toenemende complexiteit en de steeds belangrijker wordende cyberweerbaarheid. Inmiddels plukken we de vruchten van deze aanpak. We hebben het afgelopen jaar geen grote verstoringen ondervonden, we hebben de bestuurswisseling kunnen faciliteren en ons ook digitaal weerbaar getoond tegen cyberaanvallen.

Uitvoeringsplan Digitale weerbaarheid
Door personele wisselingen is er vertraging ontstaan in de uitvoering van het plan Digitale Weerbaarheid en is een inhaalslag ingezet. Een gezamenlijk resultaat met de andere provincies is de goedkeuring om aan te sluiten op het Cyber Security Incident Response Team (CSIRT) netwerk van het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC).

We richten ons niet alleen op technologische versterkingen maar ook op het creëren van bewustzijn en verantwoordelijkheid binnen onze gehele organisatie. In mei 2023 heeft Directie en Management een lezing en workshop Digitale weerbaarheid gevolgd met als doel ons beter voor te bereiden op cyberaanvallen. Er is in 2023 prioriteit gegeven aan het implementeren van maatregelen op het gebied van logische toegangsbeveiliging en back-up. Voor deze onderwerpen is een gap-analyse op de BIO 2.0 uitgevoerd zodat duidelijk is geworden welke maatregelen in 2024 geïmplementeerd moeten worden met behulp van onze leveranciers.

Datagedreven gebiedsgericht werken
Deze pijler ondersteunt het leggen van de ‘ruimtelijke puzzel’. Onze ambitie is om de ruimtelijke visie van Flevoland in een datagedreven werkwijze te vatten zodat deze informatie eenvoudig gevisualiseerd en gedeeld kan worden met andere gemeenten, het waterschap, het Rijk maar ook met inwoners en ondernemers. De datagedreven aanpak gebiedsgericht werken leidt er toe dat we een werkwijze ontwikkelen om informatie (data, kaarten, visualisaties) duurzaam en vindbaar op te slaan met inzet van een Dataplatfom, 3D technologie en demo faciliteiten.

Interprovinciale samenwerking Digitalisering
In de nieuwe bestuursperiode is het programma 'Interprovinciale Digitale Agenda' overgegaan in de AAC Digitalisering. Er is een werkagenda waar onder andere het datagedreven gebiedsgericht werken een belangrijk onderdeel is en gewerkt wordt aan het leggen van een gemeenschappelijke, interprovinciale informatiekundige basis voor gebiedsgerichte plannen.

Woo
De 'Wet open overheid' (Woo) is per 1 mei 2022 in werking getreden en vervangt de 'Wet openbaarheid van bestuur' (Wob). GS hebben op basis van een impactanalyse in 2022 vastgesteld in vier jaar toe te willen groeien naar de variant ´Effectief transparant en goed toegankelijk´. Daartoe is een vierjarig gefaseerd programma met vier programmasporen opgezet dat is ondergebracht bij het resultaatgebied Informatiehuishouding Open & Transparant van de ‘Digitale Transitie’. Dit heeft als voordeel dat het programma meeloopt in de budgettering en sturing onderdeel is van de opgave 'Digitalisering'.

De eerste fase van het programma heeft zich gericht op ‘Basaal transparant en basaal toegankelijk’. Daarin zijn flinke vorderingen gemaakt. Belangstellenden kunnen bijvoorbeeld 7 van de 17 informatie-categorieën via onze website raadplegen. Deze informatie wordt actief openbaar gemaakt op https://www.flevoland.nl/loket/openbare-documenten/Overzicht-openbare-documenten . De overige categorieën volgen in 2024 en begin 2025. Zoek en vind-opties zijn vanuit het perspectief van de burger geoptimaliseerd. Hiermee lopen we vooruit op de regelgeving die in 2024 en verder wordt uitgevaardigd. Flevoland is geregistreerd in het Register van Overheidsorganisaties, waarin de zoekfunctie van de landelijke Woo-index (het landelijk zoekportaal) is geïntegreerd (https://organisaties.overheid.nl/woo/14866/Provincie_Flevoland ). Via deze Woo-index worden burgers en andere belanghebbenden naar onze webpagina ‘Openbare documenten’ geleid met de bij hun zoekvraag relevante documenten, hoewel de meesten rechtstreeks onze website bevragen.

Het proces voor de beantwoording van Woo-verzoeken (de zogenaamde ‘passieve openbaarmaking’) is geoptimaliseerd, onder andere door de implementatie van anonimiseringssoftware. De wettelijk verplichte Woo-contactpersoon is aangesteld en versterking van de formatie voor dit werk wordt gezocht. Binnen de organisatie is via het spoor ‘Ambtelijk vakmanschap’ een inhoudelijk kennisprogramma over openbaarmakingsvereisten voorbereid. Dit wordt gecombineerd met oefening, bewustwording en vaardigheden en deze leergang wordt in 2024 gegeven. De aanbesteding in 2023 om voor Woo-verzoeken een zoekmachine te installeren zodat relevante informatie snel kan worden gevonden is niet succesvol afgerond. In 2024 zal naar de mogelijkheden van Artificial Intelligence worden gekeken om de Woo processen te ondersteunen.

Het is de ambitie van GS om te komen tot een organisatie die ‘Effectief transparant en goed toegankelijk’ is. Daarom is aansluiting gezocht bij speerpunten als ‘Corporate identity’ en ‘Bestuurlijke vernieuwing en participatie’ die zich eveneens met deze kernopdracht bezighouden. Doel is om te komen tot een gecoördineerde communicatie-aanpak die zijn beslag moet krijgen begin 2024. Ook wordt ingezet op de verbetering van de kwaliteit van nota’s, waarbij de eisen voor openbaarmaking en de ambities vanuit de Woo integraal worden meegenomen.

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
Onder de AVG worden privacyrechten versterkt en krijgen met name overheidsorganisaties meer verantwoordelijkheden bij het verwerken en beveiligen van persoonsgegevens. In de organisatie wordt aandacht besteed aan datalekken, cyberaanvallen en het voorkomen daarvan door middel van bewustwording, het maken van back-ups tegen mogelijke gevolgen van ransomware en continue bijhouden van onder meer technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Ontwikkelingen en mogelijke regelgeving rondom datasturing, kunstmatige intelligentie (AI) en de toepassing van algoritmes (register) volgen we in IPO verband intensief.
In 2023 is een self assessment uitgevoerd om onszelf de maat te nemen en te zien wat ons nog te doen staat bij het implementeren van privacy- verantwoord handelen conform de AVG, zodat we aantoonbare verbeteringen kunnen doorvoeren en hierover kunnen rapporteren. Naast de Functionaris Gegevensbescherming hebben we mede daarvoor in de 2e helft van het jaar ook een Privacy Officer aangesteld.

Duurzaam woon-werkverkeer
In het kader van verduurzaming van woon-werkverkeer en dienstreizen, is het beleid voortgezet van het faciliteren van thuiswerken en het volledig vergoeden van reizen met het openbaar vervoer. Ter oriëntatie is een marktverkenning uitgevoerd onder externe partijen die de provincie kunnen adviseren en ondersteunen in het verder verduurzamen van de werk gerelateerde mobiliteit. Dit heeft een helder beeld opgeleverd van de ontwikkelingen in de mobiliteitsmarkt en daarin aanwezige mogelijkheden als het gebruik van deelvervoer, huurauto’s en elektrische fietsen en scooters. De uitkomst van de marktverkenning vormt mede de basis voor toekomstige plannen en activiteiten op het gebied van duurzaam reizen.

Participatiewet
Ondanks de krapte op de arbeidsmarkt is Flevoland wederom succesvol gebleken in het werven van kandidaten uit de doelgroep. Voor het vijfde jaar op rij is voldaan aan de wettelijke quotumnorm voor de Participatiewet.
Wat hieraan heeft bijgedragen, is de geringe uitstroom van participatiemedewerkers. Voor de meesten geldt dat zij hun plek hebben gevonden in de organisatie en zich verder kunnen ontwikkelen in hun huidige of nieuwe functie.

Financiële applicatie
Het huidige financiële systeem (Coda), dat al sinds 2013 in gebruik is, is per 1 januari 2024 vervangen door een nieuw systeem (SAP). Dit nieuwe systeem biedt meer functionaliteit dan het huidige systeem; zo bevat het een uitgebreidere project- en vaste activa-administratie en zijn er mogelijkheden voor gebruikers om (zelf) actuele informatie uit het systeem te halen. Het project om het systeem in te richten en te implementeren is begin 2022 gestart; in de loop van dat jaar is de conclusie getrokken dat implementatie per 1 januari 2023 niet haalbaar was en is 1 januari 2024 als implementatiedatum vastgesteld. Het jaar 2023 heeft in het teken gestaan van het (verder) inrichten van het SAP-systeem, het testen daarvan (in meerdere rondes) en het oplossen van de bevindingen alsmede het voorbereiden van de migratie. Dit betrof (onder meer) de migratie van het oude systeem naar SAP, trainingen van medewerkers en het inrichten van het beheer. Op basis van deze inspanningen kon eind 2023 het besluit worden genomen om op 1 januari 2024 live te gaan met SAP. Dit is inmiddels gebeurd; het project zich nu in de nazorgfase waarin de gebruikers worden begeleid om het systeem goed te leren gebruiken. Het project zal medio maart 2024 worden afgerond. De nu in gebruik genomen release focust op de financiële administratie en de werkprocessen van de provincie (en met name inkopen en inkomende facturen), maar ook op verbetering van de informatievoorziening/rapportages voor medewerkers én managers. In de volgende release zal het systeem worden doorontwikkeld, waarbij ook zal worden ingespeeld op de ontwikkeling van opgave gericht werken.

Inkoop en aanbesteding

Inkoopbeleid
Op 30 oktober 2023 heeft GS het nieuwe inkoopbeleid (hierna “inkoopbeleid 2023”) vastgesteld en PS daarover geïnformeerd. Hiermee is uitvoering gegeven aan een aantal wensen van PS zoals de moties:

• Invoeren Social Return on Investment (SROI)” als vast onderdeel van het provinciale inkoop en aanbestedingsbeleid,
• “Voorkom dwangarbeid productieketens zonnecellen” en
• “Biodiversiteit als uitgangspunt provinciaal beleid”.

Het inkoopbeleid 2023 heeft als doel het vergroten van de impact van inkoop op de volgende vijf pijlers:

1. doelmatig, juridisch en financieel passend inkopen,
2. samenwerking (met andere overheden en maatschappelijke organisaties, het bedrijfsleven hogescholen en universiteiten),
3. innovatief inkopen,
4. lokaal inkopen en
5. monitoring en borging.

Het inkoopbeleid 2023 bestaat uit twee delen: de inkoopvisie en het inkoopkader. In de inkoopvisie zijn – naast de genoemde vijf pijlers - thema’s uitgewerkt voor 'Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen' (MVOI). Deze thema’s worden toegepast op basis van ‘comply or explain’. Hierbij kan gedacht worden aan: 'Klimaat- en Milieubewust inkopen', 'Circulair inkopen', 'Sociaal inkopen' en 'Ethisch inkopen' (inclusief ketenverantwoordelijkheid (ISV)). De provincie kiest ervoor om naast de inzet vanuit de Participatiewet/ Quotumwet de focus te leggen op sociaal inkopen door het toepassen van social return. Verder kiest de provincie ervoor om ook bij inkopen aandacht te hebben voor diversiteit en inclusie. Het inkoopkader bevat concrete voorwaarden die we onszelf stellen wanneer wij overheidsopdrachten verstrekken aan marktpartijen.

Contractmanagement
Om impact te maken met inkoop is integrale verantwoordelijkheid en draagvlak van belang. We gebruiken 2024 dan ook om het inkoopbeleid 2023 te implementeren en leggen daarbij de nadruk op opdrachtgeverschap. Parallel aan de ontwikkeling van het inkoopbeleid, wordt daarom onder andere gewerkt aan contractmanagement. Contractmanagement speelt niet alleen een cruciale rol bij borging en monitoring van het nieuwe inkoopbeleid maar ook bij beheersing van rechtmatigheid.

Facilitaire zaken

Elektrisch vervoer
In 2023 zijn volledig elektrische dienstauto’s in gebruik genomen. De bestuurders worden klimaatneutraal van A naar B gebracht. In het verlengde hiervan is via de zomernota krediet beschikbaar gesteld voor het plaatsen van een snellaadpaal zowel voor eigen gebruik als voor medewerkers, bezoekers en burgers. Het samenwerkingsverband van contractpartijen onder regie, samengebracht in de Facilitaire Coalitie Flevolitair, heeft een vlucht genomen en volgens het principe 1+1=3 mooie resultaten bewerkstelligd. Bovendien wordt gewerkt aan een plan om de eigen parkeerplaatsen te voorzien van zogenaamde Solar Carports. Dit betreft overdekte parkeerplaatsen met zonnepanelen ten behoeve van de laadvoorzieningen op eigen terrein.

Verbouwing huis van Flevoland
In navolging van de, door PS, goedgekeurde inrichtingsprincipes begin 2023 heeft FZ&E samenwerkt met externe adviseurs aan de documenten voor de voorgenomen verbouwing van de begane grond incl. Statenzaal, Oost en Zuid 4 en het bedrijfsrestaurant. In voorbereiding op de verbouwing en ten behoeve van het multifunctioneel gebruik van de centrale hal is de rechte trap tussen 0 en 1 (locatie Servicecentrum) verwijderd. Dit zorgt niet alleen voor een betere doorstroming van gebruikers, een weidser en opener gevoel maar is ook het dichten van een potentieel veiligheidsrisico.

Vanaf 2024 wordt een deel van de zuidvleugel van Provinciehuis verhuurd. Deze invulling is in 2023 voorbereid. De huurders zijn gelieerd aan de provincie: VisitFlevoland en Flever. Zo hebben we een eerste invulling gegeven aan het Huis van Flevoland. Bovendien zijn we in 2023 we samen met het Rijk gestart met de pilot waarin ons provinciehuis als rijkshub kan dienen. Rijksambtenaren de mogelijkheid bieden een werkplek in ons provinciehuis te gebruiken. Hiermee wordt de ruimte ingevuld door partijen met een maatschappelijk belang in Flevoland en verzekert de provincie zich van huurinkomsten gedurende de looptijd van de overeenkomsten.