Bedrijfsvoering

Herijking formatie
Om de achterstand in de formatie in te lopen is een structurele verhoging van het formatiebudget van € 6,7 mln. nodig. Op basis van de perspectiefnota is het formatiebudget met € 1,3 mln. verhoogd. Voor 2024 is besloten nogmaals € 1,3 mln. toe te kennen. Besluitvorming over de resterende € 4,2 mln. vindt plaats op basis van begrotingen in de periode 2025-2028.

Doorontwikkeling organisatie
Uitgangspunt voor de doorontwikkeling van de organisatie is, dat de organisatie alleen kan bestaan en veranderen door de inzet van allen die daar deel van uitmaken. In lijn daarmee is voor de uitvoering van de ontwikkelagenda van de organisatie een beroep gedaan op de inzet en creativiteit van medewerkers. In werkgroepen hebben zij voorstellen gedaan op actuele en urgente aandachtsgebieden als strategische personeelsplanning, dataveiligheid en opgavegericht werken. Op basis van deze aanbevelingen heeft de directie uitvoeringsactiviteiten in gang gezet die moeten leiden tot de gewenste organisatie.

Met het oog op een toegesneden en effectieve aanpak van maatschappelijke opgaven is de personele opbouw van de organisatie aangepast. In plaats van een indeling in afdelingen en teams die zijn gekoppeld aan een beleidsonderwerp, zijn medewerkers op basis van hun professie en ervaring ingedeeld in een zogeheten expertiseteam. De centrale gedachte achter deze wijziging is dat de uitvoering van programma’s en opgaven leidend is en dat expertiseteams hun deskundigheid daaraan ten dienste stellen. Het zorgt ervoor dat medewerkers niet werken op een enkel specifiek beleidsveld, maar - op grond van hun expertise - voor meerdere opgaves en programma’s inzetbaar zijn. Hiermee neemt de flexibiliteit en effectiviteit van de organisatie toe en hebben medewerkers meer mogelijkheden zich te ontwikkelen in hun functie.

Interne beheersing en rechtmatigheid
De Jaarrekening 2023 is de eerste jaarrekening waarin een rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen. Op basis van de door PS vastgestelde verantwoordingsgrens verklaart GS of de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig of niet rechtmatig tot stand zijn gekomen. De zekerheid die het college verkrijgt om de verantwoording af te kunnen leggen over de rechtmatigheid, komt voort uit de (verbijzonderde) interne controles die worden uitgevoerd. De basis hiervoor ligt vastgelegd in de 'Financiële verordening 2024'. In deze verordening is geregeld dat het college zorg draagt voor een periodieke interne controle ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening.

De verbijzonderde interne controles worden gestructureerd uitgevoerd, waarbij wordt gecontroleerd op het voorwaardencriterium (naleving van bepalingen in wet- en regelgeving). Die controles beslaan tenminste de grootste geldstromen binnen de provinciale begroting (subsidies, inkoop en personele lasten). Aangevuld met controles op begrotingswijzigingen, begrotingsrechtmatigheid, misbruik & oneigenlijk gebruik en periodiek wisselende onderwerpen. De wijze waarop deze controles zijn vormgegeven vloeit voort uit de door het college vastgestelde documenten: "Beleid Verbijzonderde Interne Controle" en het "Intern Controleplan 2023".

Rechtmatigheidsverantwoording
Op 28 februari 2024 hebben PS de Financiële verordening 2024, die van toepassing is op het verslagjaar 2023 en volgende jaren, vastgesteld. In deze verordening zijn de kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording en de verantwoordings- en rapportagegrens vastgelegd. De verantwoordingsgrens waarboven de rechtmatigheidsafwijkingen moeten worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording van de jaarrekening (zie pagina 219) bedraagt 3% van de lasten, inclusief dotaties aan reserves. De rapportagegrens, de grens waarboven afwijkingen moeten worden gerapporteerd, bedraagt € 125.000.

Rechtmatigheid - geconstateerde onrechtmatigheid (Stand van zaken 23 april 2024, kan nog veranderen n.a.v. nog niet afgeronde accountantscontrole)
We hebben voor het verslagjaar 2023 geen rechtmatigheidsfouten vastgesteld boven de verantwoordingsgrens van € 8,7 miljoen (3% van € 291,5 miljoen). Daarnaast hebben we tevens over 2023 geen onduidelijkheden vastgesteld. Wel zijn er bevindingen die de rapportagegrens van € 125.000 overschrijden. Doordat het totaal aan rechtmatigheidsafwijkingen voor 2023 binnen de gestelde grens van 3% blijft, worden de bevindingen niet in de rechtmatigheidsverantwoording, maar in de paragraaf Bedrijfsvoering gerapporteerd.

De bevindingen die de rapportagegrens van € 125.000 overschrijden worden overeenkomstig de 'Financiële verordening 2024' hieronder - voor de drie rechtmatigheidscriteria - nader toegelicht.

Het totaal aan rechtmatigheidsafwijkingen bedraagt voor 2023:

a. Voorwaardencriterium
Europese aanbestedingen

                          x € 1.000

b. Begrotingscriterium
Begrotingsoverschrijdingen
Programma 6 Mobiliteit      Rekening 2023   Begroting 2023   Overschrijding
6.3 Infrastructuur      Lasten              € 32.282              € 32.035                 € 246*

          x € 1.000

*Overschrijding, maar telt niet mee als rechtmatigheidsfout.

C. Misbruik & Oneigenlijk gebruik
Bij de uitgevoerde controles zijn er geen bevindingen geconstateerd met betrekking tot het misbruik & oneigenlijk gebruik van provinciale regelingen. Bepalingen aangaande het voorkomen van misbruik & oneigenlijk gebruik zijn opgenomen in de verordeningen en daarmee voldoende geborgd.

Toelichting op de rechtmatigheidsfouten

Ad a. Voorwaardencriterium
Naleving van de Europese aanbestedingsregels.
Tijdens de uitgevoerde controlewerkzaamheden hebben wij geconstateerd dat er negen opdrachten zijn verstrekt in afwijking van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. De contractwaarde (rechtmatigheidsfout) van deze opdrachten in 2023 en volgende jaren bedraagt cumulatief € 2,04 mln. Dit betreffen:

• vóór 2023 geconstateerde afwijkingen van € 1,47 mln. (doorloopfouten), en
• in 2023 geconstateerde afwijkingen van € 0,57 mln., waarvan voor € 0,17 mln. aan contracten afgesloten voor 2023 en voor € 0,41 mln. aan verlengingen van contracten afgesloten in 2023.

1. Software (Licenties IT-applicaties)
Voor een tweetal IT- systemen is in 2020 al een onrechtmatigheid vastgesteld. Voor één van de IT-systemen (HRM) heeft de provincie begin 2023 een aanbesteding afgerond, hierdoor is er na succesvolle implementatie, na 2023 geen sprake meer van een rechtmatigheidsfout. Voor het tweede IT-systeem (Documentmanagementsysteem) zullen wij zo spoedig mogelijk een nieuwe aanbestedingsprocedure starten.

2. Inhuur (externe inhuur van personeel)
Met betrekking tot externe inhuur is er sprake van twee dossiers waarop al eerder onrechtmatigheden waren vastgesteld. De betreffende contracten - en daarmee de reeds ontstane onrechtmatigheid - liepen in 2023 (deels) door.

De raamovereenkomst “Flexibele arbeidskrachten” was in 2022 ruim overschreden met een doorloop in 2023. Na ontdekking van de overschrijding is de raamovereenkomst zo snel mogelijk opnieuw Europees aanbesteed. Inmiddels is er sinds september 2023 weer een rechtmatig - Europees aanbesteed - contract voor de inhuur van flexibele arbeidskrachten.

De inhuur van drie technisch specialisten ten behoeve van het programma 'Groot Onderhoud Bruggen en Sluizen' zijn sinds 2020 als onrechtmatig beoordeeld en liepen deels door in 2023. De verlenging van de contracten tot en met 31 december 2024 (einde project) zijn daarmee ook onrechtmatig. De totale contractwaarde is als rechtmatigheidsfout meegenomen in 2023.

3. Verkeerslichten en verkeersborden
Op de raamovereenkomst voor preventief en correctief onderhoud van verkeersregelinstallaties is een overschrijding van de eerder geraamde (maximale) waarde vastgesteld. De betreffende opdrachten hadden betrekking op de jaren 2021, 2022 en 2023. Momenteel wordt onderzocht in hoeverre in 2024 aan deze dienstverlening behoefte is en op welke wijze deze opdrachten rechtmatig in de markt gezet kunnen worden. Daarnaast zijn we gestart met de voorbereiding van de aanbesteding voor een nieuwe raamovereenkomst VRI's per het vierde kwartaal 2024.

Voor de periodieke levering van verkeersborden is vastgesteld dat er onterecht geen Europese aanbesteding is doorlopen. Het is in 2023 niet gelukt om hiervoor een raamovereenkomst Borden en Bewegwijzering Europees aan te besteden. Dit staat nu voor 2024 (tweede  kwartaal) gepland. Om de afwezigheid van een raamovereenkomst te ondervangen wordt vanaf 2023 de plaatsing en vervanging van borden ten behoeve van onze infra projecten meegenomen in de aanbesteding van de Werken. Alleen bij calamiteiten valt men terug op het verlenen van losse opdrachten wanneer de vervanging van een bord noodzakelijk is. Dit heeft als gevolg dat de grootste onrechtmatigheid is weggenomen en dat voor 2023/2024 de onrechtmatigheid ten aanzien van bebording sterk is verminderd.

4. Hardware
Op het contract voor het leveren, installeren en onderhouden van audiovisuele apparatuur is bij de controle geconstateerd dat de maximale contractwaarde is overschreden met € 0,5 miljoen. Een deel van deze overschrijding (€ 0,2 mln.) is toe te schrijven aan audiovisuele apparatuur die extra moest worden aangeschaft vanwege de Covid-19 pandemie om hybride vergaderen mogelijk te kunnen maken, zodat de bedrijfsvoering gecontinueerd kon worden. Deze overschrijding hebben wij beoordeeld als niet onrechtmatig. Voor de overige      € 0,3 mln. geldt dat hierop een onrechtmatigheid is geconstateerd. Grotendeels ontstaan in eerdere jaren, voor 2023 heeft dit geleidt tot een rechtmatigheidsfout van € 0,08 mln. Momenteel word intern onderzocht wat de juiste beheersmaatregelen zijn om de onrechtmatigheid op dit dossier zoveel mogelijk te beperken en waar mogelijk weg te nemen.

5. Kantoormeubilair
Het contract voor de levering (aanschaf + huur), installatie en onderhoud van kantoormeubilair heeft een looptijd tot februari 2025, maar heeft in 2021 de maximale contractwaarde overschreden. Ook hier is sprake van een overschrijding die deels komt vanwege de Covid-19 pandemie (€ 0,2 mln.), omdat hierdoor thuiswerkplekken gecreëerd moesten worden bij medewerkers thuis, onder verantwoordelijkheid van de provincie. Deze overschrijding hebben wij beoordeeld als niet onrechtmatig. Voor dit contract geldt dat voor de overige € 0,2 mln. een onrechtmatigheid is geconstateerd. Grotendeels ontstaan in eerdere jaren, voor 2023 heeft dit geleidt tot een rechtmatigheidsfout van € 0,09 mln. Momenteel word intern onderzocht wat de juiste beheersmaatregelen zijn om de onrechtmatigheid op dit dossier zoveel mogelijk te beperken en waar mogelijk weg te nemen.

6. Overige inkoop
In 2022 is er een nieuw contract Europees aanbesteed voor veilige Connectiviteit. Dit heeft geleid tot een overeenkomst per eind 2022. Doordat de migratie naar de nieuwe omgeving lastig verloopt en deels vertraging heeft opgelopen, hebben we helaas toch nog onderdelen moeten verlengen onder het oude contract. De verwachting is dat dit in 2024 grotendeels is opgelost.

Interne beheersing inkoop- en aanbestedingsproces
Uiteraard zullen wij het advies van de accountant ter harte nemen en maatregelen blijven nemen die de rechtmatigheid van inkopen en aanbestedingen preventief waarborgen. Dat proces is reeds in gang gezet in 2021, waarbij continu sprake is van intensief en constructief overleg met de accountant. Daarbij zullen wij, in nauw overleg, in 2024 verder gaan met het nemen van beheersmaatregelen vooraf - en bij voorkeur integraal - op basis van de in 2021, 2022 en 2023 ingerichte of voorbereide processen.

Om het risico op inkoop- en aanbestedingsonrechtmatigheden in de toekomst proactief verder te verlagen, blijven wij werken aan de continue verbetering van het inkoopinstrumentarium in de volle breedte. Dit heeft geleid tot de volgende (reeds ingezette) acties:

• Vanaf 2022 is binnen de organisatie meer aandacht voor een schriftelijk vastgelegde raming van de opdracht en wordt de aanbestedingsstrategie vastgelegd bij grote complexe aanbestedingen;
• Ook wordt sinds 2022 gebruik gemaakt van het Dynamisch Aankoopsysteem (DAS);
• Onze focus ligt bovendien, net zoals voorgaande jaren, op verbetering van het contractmanagement om te kunnen sturen op bestedingen en wederzijdse nakoming van de afspraken uit overeenkomsten. In dat kader wordt in 2024 toegewerkt naar een verbeterd contractenbeheersysteem;
• In 2023 is het inkoopbeleid geactualiseerd.

Doorwerking in 2024:
Zoals hiervoor beschreven is sprake van een aantal dossiers die in 2024 zijn of worden aanbesteed. Omdat de aanbestedingen niet bij aanvang van boekjaar 2024 zijn afgerond zal derhalve de onrechtmatigheid (deels) ook nog in 2024 bestaan. Deze onrechtmatigheden zullen dus ook (deels) over het boekjaar 2024 worden betrokken in de foutenevaluatie van dat jaar.

Ad. b Begrotingscriterium
Uit de verschillenanalyse blijkt dat de lasten op het programma 6 Mobiliteit onderdeel 6.3 Infrastructuur met
€ 0,25 mln. (resultaat van overschrijdingen € 1,35 mln. min onderschrijdingen € 1,10 mln.) wordt overschreden.
De belangrijkste oorzaken van de overschrijding zijn:

1.   Gladheidsbestrijding

De overschrijding van € 0,27 mln. wordt deels gecompenseerd (€ 0,12 mln. ) door bijdragen (baten) van de gemeenten en daarnaast passen de uitgevoerde activiteiten binnen het bestaande beleid van Provinciale Staten.

2.   Schadegevallen

  De overschrijding op schadegevallen voor een totaalbedrag van € 0,68 mln., worden (grotendeels)
               gecompenseerd door schade-uitkeringen (baten) van totaal € 0,62 mln.

3.   Onderhoud bruggen en sluizen

  Overschrijding Jaarlijks onderhoud op storing/correctief onderhoud bruggen en sluizen van € 0,2 mln.

4.   Gas, water en licht

  Afrekening energie 2023 een overschrijding van € 0,2 mln.

De overschrijdingen op gladheidsbestrijdingen, onderhoud bruggen en sluizen en gas, water en licht, vallen onder art. 19 4. van de financiële verordening. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van Provinciale Staten. De overschrijdingen op schadegevallen vallen onder art. 19 3a. van de financiële verordening. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren en worden daarmee - conform de financiële verordening - aangemerkt als acceptabel.

Monitoring aanbevelingen
De Randstedelijke Rekenkamer voert onderzoeken uit naar doelmatigheid en doeltreffendheid. Daartoe stelt de rekenkamer jaarlijks een onderzoeksprogramma op en daarbij wordt gebruik gemaakt van de Programmaraad. Daarin zijn uit de vier provincies twee Statenleden vertegenwoordigd. Het afgelopen jaar is vanwege de verkiezingen het aantal gepubliceerde onderzoeken beperkt. Voor Flevoland zijn onderzoeken gepubliceerd over de governance van de samenwerking rond de Omgevingswet en over de Landbouw- en voedseltransitie. Bij het Jaarverslag 2023 wordt een monitor over de voortgang van de uitvoering van aanbevelingen gevoegd over de periode 2018-2023. Op deze wijze kunnen PS volgen hoe de overgenomen aanbevelingen zijn uitgevoerd. Een onderzoek naar participatie bij Windpark Hanze is in de eindfase en gestart zijn onderzoeken naar Horizon, naar energiecongestie en naar de handhaving van energiebesparing.

Onderzoek 217a
In 2023 is het onderzoek 217a over ‘transparant bestuur' gepubliceerd. Het is actueel thema vanwege de beelden van onvoldoende openheid in het openbaar bestuur in media, onder de inwoners en politici. Daarbij wordt gesteld dat het bestuur van Flevoland niet open is en niet alle informatie beschikbaar stellen. Overigens is er begrip bij de media dat niet alles onmiddellijk wordt publiek gemaakt, mits er wel verantwoording wordt afgelegd en mits de provincie proactief aangeeft wat ze doet. Het college heeft laten onderzoeken hoe het die openheid en transparantie kan bevorderen en kan werken aan draagvlak en betrokkenheid. Dit onderzoek is begin 2023 gepubliceerd. PS zijn over de resultaten van het onderzoek op de hoogte gebracht.

Aan de verdere uitwerking zal de komende bestuursperiode uitvoering geven met name op basis van de geformuleerde lessen:
1. Breng het informatiebeheer van de provincie (verder) op orde, met name via de Wet open overheid wordt daaraan gewerkt.
2. Investeer in relaties en ga de interactie aan.
3. Ga van bestuurlijke hiërarchie naar netwerksamenwerking. Dit sluit aan bij de beweging naar opgavegerichtheid ook van het bestuur en de wens om samen met inwoners aan de slag te gaan.
4. Richt de organisatie (beter) op deze manier van werken in; de lopende organisatieverandering is precies hierop gericht.
5. Werk binnen GS gezamenlijk aan openheid en transparantie door elkaars (voorgenomen) handelen te bevragen.