Bedrijfsvoering

Doel (2019-2023)
De IT-systemen voor de informatievoorziening zijn beter en veiliger en het beheer daarvan is op orde.

Doelrealisatie
In 2023 zijn alle noodzakelijke en essentiële stappen gezet voor de vernieuwing, beheer en (betere) beveiliging van de informatiesystemen van provincie Flevoland.

Activiteiten 2023

• Digitaliseringsstrategie ;

Als vervolg op de uitgevoerde Informatiestrategie (doel 2019-2023) zijn in 2023 de contouren voor een nieuwe Digitaliseringsstrategie geschetst. Langs drie pijlers, Digitale Economie, Weerbaar Digitaal Fundament en Datagedreven gebiedsgericht werken wordt deze strategie tot stand gebracht:

• De digitale economie als onderdeel van het nieuw economisch beleid.
• De digitalisering van de provinciale organisatie en dienstverlening;
• De digitalisering voor het ‘leggen van de ruimtelijke puzzel’ door middel van een datagedreven gebiedsgericht aanpak;

• Vervolgfase Cloudstrategie Veilig connectiviteit en toegang ;

In 2023 is de uitbesteding van onze netwerkinfrastructuur opgestart. In deze eerste fase van de transitie hebben wij het beheer van een deel van ons netwerk overgedragen aan onze beheerpartij. De transitie loopt nog tot medio 2024 door.

• Start implementatie Datagedreven werken

We zijn betrokken vanuit het 'Dutch Metropolitan Innovations programma' bij het ‘Digital Twin as a Service’ project. Via dit project ontwikkelen we nu niet alleen een 3D omgeving voor Flevoland om data zo goed mogelijk te visualiseren maar passen we ook een leerlijn toe om de collega’s die beleidsvragen hebben zo goed mogelijk vanuit de specifieke vraag te faciliteren. Daarnaast wordt in samenwerking met de andere provincies gewerkt aan een aanpak datagedreven gebiedsgericht werken. Deze aanpak gaat ook helpen bij het kunnen beantwoorden van vragen met data voortkomend uit bijvoorbeeld het programma 'NOVEX' en het 'Flevolands Programma Landelijk Gebied'.

• Uitvoeringsplan Digitale weerbaarheid

Er is in 2023 prioriteit gegeven aan het implementeren van maatregelen op het gebied van logische toegangsbeveiliging en back-up. Voor deze onderwerpen is een gap-analyse op de BIO 2.0 uitgevoerd zodat duidelijk is geworden welke maatregelen in 2024 geïmplementeerd moeten worden met behulp van onze leveranciers. De BIO certificering is in 2023 niet gehaald, het streven is nu 1.1.2025. Een gezamenlijk behaald resultaat met de andere provincies is wel de goedkeuring om aan te sluiten op het Cyber Security Incident Response Team (CSIRT) netwerk van het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC). Daarnaast heeft de Directie en Management een lezing en workshop Digitale weerbaarheid gevolgd met als doel ons beter voor te bereiden op cyberaanvallen

• Interprovinciale samenwerking Digitalisering

In de nieuwe bestuursperiode is het programma 'Interprovinciale Digitale Agenda' overgegaan in de AAC Digitalisering. Er is een werkagenda waar onder andere het datagedreven gebiedsgericht werken een belangrijk onderdeel is en gewerkt wordt aan het leggen van een gemeenschappelijke, interprovinciale informatiekundige basis voor gebiedsgerichte plannen.

• Wet open Overheid

Dit boekjaar heeft zicht gericht op de eerste fase van het programma: ‘Basaal transparant en basaal toegankelijk’, hierdoor zijn 7 van de 17 informatie-categorieën via onze website te raadplegen. De overige categorieën volgen in 2024 en begin 2025. Verder zijn de zoek en vind-opties vanuit het perspectief van de burger geoptimaliseerd en is Flevoland geregistreerd in het Register van Overheidsorganisaties, waarin de zoekfunctie van de landelijke Woo-index is geïntegreerd. Daarnaast is het proces voor de beantwoording van Woo-verzoeken geoptimaliseerd, onder andere door de implementatie van anonimiseringssoftware en het opstellen van een anonieme besluitbrief. Ook is de wettelijk verplichte Woo-contactpersoon aangesteld. De aanbesteding in 2023 om voor Woo-verzoeken een zoekmachine te installeren is niet succesvol afgerond. In 2024 zal naar de mogelijkheden van Artificial Intelligence worden gekeken om de Woo processen te ondersteunen.

Toelichting

1. Capaciteitskosten
Door de gespannen arbeidsmarkt is niet gelukt om de totale geraamde formatie voor 2023 in te vullen. Daardoor zijn de salarislasten lager ten opzichte van de begroting. Om een goede bedrijfsvoering te waarborgen is er in bepaalde situaties gekozen tot het (tijdelijk) inhuren van medewerkers. Deze lasten zijn grotendeels gedekt uit de onderbezetting en overige bestaande financiële middelen. Per saldo is het effect positief. Het positieve resultaat is toegevoegd aan de egalisatiereserve ‘Personeel’.
Het effect van de lagere capaciteitskosten wordt versterkt door een stijging van het aantal specifieke uitkeringen die ook (deels) zijn bedoeld voor de dekking van de capaciteitskosten. Voor twee specifieke uitkeringen die eind 2022 aan ons zijn toegekend bleek dat de capaciteitskosten met terugwerkende kracht gedekt mogen worden vanuit die uitkering. Omdat die kosten in 2022 al vanuit de eigen middelen waren gedekt is er nu in 2023 een incidenteel voordeel van € 0,3 mln.
2. Vrijval stelposten
Binnen de bedrijfsvoering zijn in 2023 een aantal stelposten ter dekking van diverse lasten opgenomen. Deze zijn grotendeels benut. Een deel van de stelpost 'Frictiekosten' (€ 0,1 mln.) is niet besteed, derhalve is dit bedrag teruggestort in de reserve 'Personeel'.
3. Personele vergoedingen
Voor 2023 is er sprake van een stijging van de personele vergoedingen en in het bijzonder van de reis- en verblijfkosten. Het merendeel van deze stijging wordt veroorzaakt door hogere lasten voor woon-werkverkeer waaronder het reizen met de trein. De oorzaak van deze stijging wordt verklaar door de hogere inflatie in 2023.
4. Medewerkersontwikkeling
Door een niet volledige bezetting is er in 2023 een lagere besteding voor medewerkersontwikkeling en het persoonlijke budget voor duurzame inzetbaarheid (PBDI) dan geraamd. Volgens vastgesteld beleid is het restant, zover van toepassing, toegevoegd aan de reserve 'Personeel'.
5. Wet open overheid
De doelstelling van provincie Flevoland is om in de komende vier jaar in het kader van de Wet open overheid, te groeien van 'basaal transparant en toegankelijk' naar 'effectief transparant en goed toegankelijk'. Om dit te bereiken is er een anonimiseringstool aangeschaft onderzoek gedaan naar een search engine, waarin de proof of concept voor 2023 stond gepland. Het aanbestedingsproces heeft helaas niet tot het gewenste resultaat geleid. De opkomst van onder andere artificial intelligence heeft duidelijk gemaakt dat dit een belangrijke rol kan gaan spelen in de ontwikkeling van applicaties en de efficiëntie hiervan. Provincie Flevoland wil dit graag verder onderzoeken en heeft gekozen voor een impactanalyse met mogelijk een herijking van het meerjarenplan tot gevolg.
Verder is er gedurende 2023 vanuit het Rijk een andere aanpak gepresenteerd voor de aansluiting op de landelijke voorziening (PLOOI). Deze effecten hebben tot een vertraging van de verdere implementatie geleid en hiermee een lagere besteding dan geraamd.
6. Lagere facilitaire lasten
Binnen de facilitaire begroting is op een aantal posten de besteding lager dan geraamd. Dit zijn onder andere posten met betrekking tot de postkamer en reproductie van drukwerk. Deze lagere besteding komt met name door de verdere digitalisering van provincie Flevoland. Het totaal van de posten tot op tot ongeveer € 0,1 mln. Dit is procentueel een lagere besteding van ongeveer 2% ten opzichte van de totale facilitaire begroting.
7. Lagere kapitaallasten informatievoorziening
De provincie kiest de afgelopen jaren steeds vaker voor een Software as Service (SaaS) oplossing dan het zelf aanschaffen van hardware en software. Dit een bewuste keuze welke ons in staat stelt om snel in te spelen en flexibel te blijven in een continue veranderende IT-omgeving. Deze keuze heeft als gevolg dat de kapitaallasten dalen en de jaarlijkse automatiseringslasten stijgen.
8. Lagere lasten adviezen informatievoorziening
In het kader van de voorbereiding van de implementatie naar een nieuw financieel pakket (SAP) en verhogen van de digitale weerbaarheid, werden er in 2023 extra financiële middelen beschikbaar gesteld voor ICT-advies. De migratie naar SAP is onder andere door het verkregen advies in 2024 succesvol verlopen, het is de verwachting dat in de nazorgfase nog aanvullend advies is benodigd. Voor het Uitvoeringsplan Digitale Weerbaarheid zijn de in kaart gebrachte activiteiten gestart maar door een lastig vervulbare vacature is hier een vertraging ontstaan. Beide projecten zijn nog niet afgerond en het restant van de resterende financiële middelen is toegevoegd aan de egalisatiereserve 'Informatiestrategie'.
9. Lagere lasten exploitatie automatisering
In de Zomernota 2023 zijn extra middelen beschikbaar gesteld voor licentiekosten en de verwachte verhogingen in het kader van onder andere de stijgende inflatie. Het gerealiseerde effect hiervan is lager dan vooraf geraamd, er wordt door het moeten vernieuwen van de licenties wel een sterke stijging van de lasten in het komende boekjaar verwacht. Het restant financiële middelen is toegevoegd aan de egalisatiereserve 'Informatiestrategie'.
10. Huurvergoedingen
Voor 2023 zijn de baten vanuit de huurvergoedingen € 0,1 mln. hoger dan geraamd. Deze baten zien toe op locaties in eigendom van provincie Flevoland maar welke tegen marktconforme tarieven worden verhuurd aan gelinieerde partijen. De hogere baten worden met name verklaard door een hogere dan geraamde inflatiecorrectie en het tijdelijk verhuren van extra ruimte.